第一条　为加强中国海洋发展基金会（以下简称“基金会”）的档案管理，实现档案工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》和《中国海洋发展基金会章程》，结合基金会实际情况，特制定本规定。

第二条　根据档案的形成和载体的不同，将档案分为文书档案、业务档案、财务档案、基建档案、人事档案、声像（图片）档案、荣誉实物档案等。

第三条　基金会档案工作实行二级管理，综合部统筹基金会档案资料的一级管理；各部门档案管理员负责本部门日常档案资料的二级管理。

第四条　综合部档案管理的主要职责包括：

（一）制定基金会档案管理制度和实施办法，并负责监督、指导和检查各部门的执行情况；

（二）负责基金会各类档案、文件资料的统一收集、整理、分类、保管、调阅、统计、鉴定和移交等工作；

（三）对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理至少进行一次检查验收；

（四）定期组织各部门档案管理员参加档案管理业务培训。

第五条　各部门档案管理员的主要职责包括：

（一）配合综合部完成基金会档案管理工作；

（二）认真细致地做好本部门日常档案资料的收集、整理、分类、立卷、使用、上交等工作，并定期交由综合部统一归档处理；

（三）定期接受综合部组织的档案管理业务培训。

第六条　机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第七条　基金会各部门设存放档案的专门库房或地点，各部门应根据档案保存数量，专门设置存放档案的箱柜，并采取防火、防潮、防盗、防虫等安全措施。

第八条　档案管理员应定期对保管的档案进行整理、鉴定，及时对应保存的破损、变质的档案进行修补、复制。

第九条　档案管理员要科学地对档案资料进行登记、分类，编制分类目录，并根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

第十条　库存档案必须图物相符、账物相符。

第十一条　档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

第十二条　根据有关规定及基金会实际情况，档案管理员要合理确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

第十三条　经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经基金会秘书长批准后销毁。销毁的档案清单由档案管理员永久保存。

第十四条　基金会档案属于内部文件，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经基金会批准不得借阅。

第十五条　借阅档案资料，须填写《档案借阅申请单》，经档案保管部门负责人审核批准后方可登记借阅。阅档必须在指定的阅览室，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

第十六条　借出档案时，应在借出的档案位置上，放置代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

第十七条　借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经档案室负责人批准。

第十八条　借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借、复印、损污文件，归还时应保证档案材料完整无损，否则要追究当事人责任。

第十九条　档案管理工作人员要有保密意识，严守基金会秘密，做到不失密、泄密。

第二十条　档案管理工作人员不得将自己保管的档案私自带出或转借他人，重要的档案应在保密范围内借阅。

第二十一条　档案管理工作人员应严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防止工作。

第二十二条　本规定经基金会理事会审议通过后生效。

第二十三条　本规定解释权归属中国海洋发展基金会。